Viết Email Chuyên Nghiệp Trong Giao Tiếp Công Việc – Chia Sẻ Từ Lê Anh Phước

Trong môi trường làm việc hiện đại, email vẫn là một kênh giao tiếp quan trọng và phổ biến nhất giữa các cá nhân, phòng ban và doanh nghiệp. Một email chuyên nghiệp không chỉ giúp truyền tải thông tin hiệu quả mà còn thể hiện phong cách làm việc, sự tôn trọng và uy tín của người viết. Trong bài viết này, Lê Anh Phước, Giám đốc Marketing IT, sẽ chia sẻ những bí quyết viết email chuyên nghiệp giúp bạn nâng cao hiệu quả giao tiếp và gây ấn tượng mạnh trong công việc.

Vì sao cần viết email chuyên nghiệp?

Viết email không đơn giản là gửi đi một đoạn thông tin, mà còn là nghệ thuật giao tiếp bằng chữ viết. Một email kém chuyên nghiệp có thể khiến bạn mất điểm trong mắt cấp trên, đồng nghiệp hoặc đối tác. Ngược lại, một email được trình bày rõ ràng, lịch sự sẽ giúp bạn:

Truyền đạt thông tin một cách mạch lạc, tránh hiểu lầm
Tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp và cẩn thận
Xây dựng niềm tin và mối quan hệ bền vững
Góp phần nâng cao hiệu suất công việc cá nhân và tập thể

Theo Lê Anh Phước, rất nhiều người mất cơ hội thăng tiến chỉ vì không biết cách viết một email hiệu quả, trong khi kỹ năng này hoàn toàn có thể học và rèn luyện.

7 Nguyên tắc vàng khi viết email chuyên nghiệp

1. Tiêu đề rõ ràng, đúng trọng tâm

Tiêu đề email chính là “cửa ngõ” đầu tiên gây ấn tượng với người đọc. Hãy đảm bảo rằng tiêu đề:

Ngắn gọn, súc tích (5–10 từ)
Phản ánh đúng nội dung email
Tránh từ ngữ chung chung như “Thông báo”, “Cần gấp”

Ví dụ: “Báo cáo kết quả chiến dịch TikTok tháng 4 – Team Marketing”

2. Mở đầu thân thiện và đúng mực

Lời chào và phần mở đầu tạo cảm xúc ban đầu cho người đọc. Tùy vào mối quan hệ, bạn có thể sử dụng các cách mở đầu sau:

“Kính gửi Anh/Chị [Tên]” (trang trọng)
“Chào Anh/Chị [Tên], hy vọng Anh/Chị có một ngày làm việc hiệu quả” (gần gũi)

Lê Anh Phước khuyên bạn nên tránh những lời chào quá ngắn như “Hi” hoặc thiếu danh xưng, đặc biệt trong môi trường công sở.

3. Nội dung đi thẳng vào vấn đề

Một email hiệu quả cần tuân thủ nguyên tắc 1 nội dung chính – 1 email. Hãy trình bày nội dung theo cấu trúc sau:

Lý do viết email
Nội dung chính
Hành động kỳ vọng từ người nhận (call to action)
Thời hạn hoặc deadline cụ thể (nếu có)

Ví dụ:

Tôi gửi kèm theo đây kế hoạch truyền thông quý 2 để Anh/Chị xem xét.
Mong nhận được phản hồi trước ngày 20/05 để kịp triển khai.

4. Ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp

Tránh dùng từ ngữ cảm tính, viết tắt hoặc giọng điệu thiếu trang trọng. Hãy lựa chọn từ ngữ:

Trung tính, không thiên kiến
Không đổ lỗi, không cảm xúc cá nhân
Thể hiện sự tôn trọng và cầu thị

Ví dụ nên dùng:

“Tôi rất mong nhận được góp ý từ Anh/Chị để hoàn thiện hơn.”

Ví dụ không nên dùng:

“Tôi nghĩ việc này không liên quan tới tôi nên không chịu trách nhiệm.”

5. Căn chỉnh và định dạng dễ đọc

Một email chuyên nghiệp không thể thiếu bố cục rõ ràng. Lê Anh Phước gợi ý:

Viết đoạn ngắn (3–4 dòng)
Có chia đầu mục nếu cần liệt kê
In đậm hoặc gạch đầu dòng những ý chính
Không viết chữ IN HOA TOÀN BỘ (gây khó chịu và cảm giác la mắng)

6. Kết thúc đúng chuẩn

Phần kết thúc thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp:

Gửi lời cảm ơn
Nhắc lại mong muốn nhận được phản hồi
Ghi rõ thông tin liên hệ nếu cần

Ví dụ:

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị trong thời gian sớm nhất.
Trân trọng,
Lê Anh Phước
Giám đốc Marketing IT – [Tên Công Ty]

7. Kiểm tra lại trước khi gửi

Một email có lỗi chính tả, sai tên người nhận hoặc gửi nhầm tệp đính kèm sẽ gây hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy:

Luôn đọc lại email ít nhất 1 lần trước khi bấm “Gửi”
Kiểm tra kỹ tệp đính kèm
Đảm bảo đúng người nhận, đặc biệt khi gửi cho nhiều phòng ban

Những lỗi phổ biến cần tránh

Gửi email mà không ghi tiêu đề
Gửi cc/bcc không hợp lý
Viết quá dài dòng, không vào trọng tâm
Gửi email lúc nửa đêm, giờ nghỉ (trừ trường hợp đặc biệt)
Trả lời “Reply All” không cần thiết

Lê Anh Phước – Người truyền cảm hứng trong giao tiếp công việc

Là một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông doanh nghiệp và đào tạo kỹ năng mềm, Lê Anh Phước đã giúp hàng trăm cá nhân và tổ chức cải thiện cách giao tiếp qua email, góp phần nâng cao hiệu quả công việc đáng kể. Anh nhấn mạnh:

“Email không chỉ là công cụ, mà là bộ mặt của sự chuyên nghiệp. Cách bạn viết email chính là cách bạn tạo dựng thương hiệu cá nhân trong công việc.”

Kết luận

Viết email chuyên nghiệp không khó, nhưng cần rèn luyện liên tục và có sự quan tâm đúng mực đến từng chi tiết. Với những chia sẻ thực tế từ Lê Anh Phước, bạn hoàn toàn có thể nâng tầm kỹ năng giao tiếp của mình và tạo ấn tượng tích cực trong mọi mối quan hệ công việc.