Lê Anh Phước_Làm Sao Để Thoát Khỏi ‘Bẫy Bận Rộn’?
Bạn có thường xuyên cảm thấy mình làm việc cả ngày nhưng chẳng hoàn thành được việc gì thực sự quan trọng? Luôn tất bật với email, họp hành, xử lý đầu việc không tên, nhưng vẫn bị trễ deadline hay bỏ sót mục tiêu lớn? Nếu có, rất có thể bạn đang rơi vào thứ được gọi là “bẫy bận rộn” – một tình trạng phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại, nơi con người đánh đổi hiệu suất thực sự để chạy theo cảm giác… đang làm rất nhiều việc.
“Bận” không có nghĩa là “hiệu quả”. Theo chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing – IT, bận rộn sai cách là hình thức trì hoãn tinh vi nhất của sự phát triển. Nhiều người tự hào về lịch làm việc kín đặc mà không nhận ra mình đang tránh né những nhiệm vụ khó khăn nhưng quan trọng. Lâu dần, họ kiệt sức, mất định hướng và đánh mất cơ hội bứt phá.
Bài viết này sẽ giúp bạn:
- Nhận diện dấu hiệu của “bẫy bận rộn”
- Phân biệt giữa làm việc bận rộn và làm việc hiệu quả
- Áp dụng các phương pháp quản lý thời gian thông minh
- Tái cấu trúc công việc để tập trung vào mục tiêu dài hạn
Bẫy bận rộn là gì và vì sao nguy hiểm?
“Bẫy bận rộn” là tình trạng mà một người luôn ở trạng thái làm việc, di chuyển, xử lý đầu việc liên tục, nhưng không đạt được tiến độ thực sự đối với những mục tiêu quan trọng. Họ thường bị cuốn vào những công việc cấp bách, những yêu cầu nhỏ nhặt, họp hành triền miên hoặc phản hồi email liên tục – mà quên mất những việc có tính chiến lược, cần đầu tư thời gian và tư duy.
Nói cách khác, bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả. Một người có thể làm việc 12 tiếng mỗi ngày mà vẫn cảm thấy chậm trễ, thiếu kiểm soát, vì họ đang bị công việc điều khiển, thay vì điều khiển công việc.
Chuyên gia Lê Anh Phước nói về biểu hiện của người mắc “bẫy bận rộn”
- Lịch làm việc dày đặc, luôn cảm thấy thiếu thời gian
- Thường xuyên “chữa cháy”, phản ứng với tình huống thay vì chủ động
- Hoàn thành rất nhiều việc nhỏ, nhưng ít khi đạt được mục tiêu lớn
- Hay trì hoãn những việc quan trọng vì “chưa rảnh”
- Luôn mệt mỏi nhưng lại không rõ mình đã đạt được gì
Vì sao “bẫy bận rộn” nguy hiểm?
Gây hao mòn năng lượng và kiệt sức
Khi bạn liên tục xử lý những việc lặt vặt, ít giá trị – dù vẫn đang “làm việc” – cơ thể và não bộ vẫn phải tiêu hao năng lượng. Về lâu dài, điều này khiến bạn kiệt sức nhưng không có cảm giác hài lòng. Bạn mệt mỏi mà không thấy thành quả, và điều đó cực kỳ nguy hiểm với sức khỏe tinh thần.
Làm giảm chất lượng công việc chiến lược
Các nhiệm vụ đòi hỏi tư duy sâu, sáng tạo hoặc ra quyết định quan trọng thường bị đẩy xuống cuối danh sách. Khi chúng ta không còn đủ thời gian và năng lượng, những quyết định này dễ bị làm qua loa hoặc trì hoãn, dẫn đến hiệu quả thấp và hệ quả nghiêm trọng.
Tạo cảm giác giả về năng suất
Người bị “bẫy bận rộn” thường có cảm giác tự hào vì đã làm được nhiều việc trong ngày. Tuy nhiên, đây là cảm giác “giả năng suất” – bạn chỉ xử lý các nhiệm vụ đơn giản để cảm thấy mình đang làm tốt, thay vì dám đối mặt và giải quyết các vấn đề thật sự quan trọng.
Kéo lùi sự phát triển cá nhân và tổ chức
Khi bạn không dành thời gian để học tập, chiến lược hóa công việc, đánh giá lại mục tiêu hay đầu tư vào cải tiến, bạn sẽ bị mắc kẹt trong một guồng quay lặp lại – nơi không có chỗ cho sáng tạo, đổi mới hay phát triển dài hạn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn làm giảm hiệu suất chung của cả đội nhóm hoặc doanh nghiệp.
Chuyên gia Lê Anh Phước so sánh giữa bận rộn và hiệu quả: Khác nhau ở đâu?
Một trong những lý do khiến nhiều người rơi vào “bẫy bận rộn” là vì họ nhầm lẫn giữa việc luôn tay luôn chân với việc đang tạo ra giá trị thật sự. Khi không phân biệt rõ ràng giữa “bận rộn” và “hiệu quả”, chúng ta dễ bị đánh lừa bởi cảm giác “đang làm rất nhiều”, trong khi thực tế lại không tiến gần hơn tới bất kỳ mục tiêu lớn nào.
Người bận rộn thường:
- Bắt đầu ngày làm việc mà không có kế hoạch rõ ràng, dễ bị cuốn theo các tác vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng.
- Phản ứng với công việc thay vì chủ động sắp xếp – luôn bị gián đoạn bởi email, điện thoại, yêu cầu từ người khác.
- Làm nhiều việc một lúc (multitasking) và nghĩ đó là cách để tiết kiệm thời gian.
- Dành quá nhiều thời gian cho những việc lặp đi lặp lại, hành chính, xử lý sự vụ.
- Đo lường thành công bằng số lượng đầu việc hoàn thành, chứ không phải giá trị thực sự tạo ra.
Người làm việc hiệu quả thì:
- Bắt đầu ngày làm việc bằng việc xác định 1–3 việc quan trọng nhất (MIT – Most Important Tasks) và tập trung tối đa cho chúng.
- Chủ động lên kế hoạch, thiết lập ranh giới công việc rõ ràng và hạn chế tối đa sự gián đoạn.
- Làm một việc tại một thời điểm với sự tập trung cao (deep work), giúp tăng chất lượng đầu ra.
- Luôn tìm cách tự động hóa, cải tiến hoặc ủy thác những việc không tạo ra giá trị cao.
- Đo lường thành công bằng tiến độ với mục tiêu lớn, sự thay đổi tích cực và năng suất thực tế
Sự khác biệt cốt lõi nằm ở “mục tiêu” và “tư duy tổ chức công việc”
Người bận rộn thường tập trung vào việc làm sao để hoàn thành nhiều nhất có thể, trong khi người hiệu quả tập trung vào việc nào là quan trọng nhất để tạo ra kết quả lớn nhất. Một người có thể làm ít việc hơn trong ngày, nhưng nếu đó là những việc thực sự tạo ra giá trị cao – họ vẫn là người làm việc hiệu quả vượt trội.
Chuyên gia Lê Anh Phước từng chia sẻ:
“Bận rộn là một dạng trì hoãn có tổ chức. Hiệu quả thực sự bắt đầu khi bạn dám nói ‘không’ với sự bận rộn vô nghĩa và tập trung vào điều mang lại tác động lâu dài.”
Lê Anh Phước_Phương pháp giúp thoát khỏi bẫy bận rộn và nâng cao hiệu suất thực sự
Để thoát khỏi “bẫy bận rộn”, bạn không chỉ cần thay đổi tư duy mà còn phải áp dụng những phương pháp cụ thể để tổ chức lại thời gian, công việc và sự tập trung. Dưới đây là những chiến lược thực tiễn, dễ áp dụng nhưng có thể mang lại thay đổi lớn trong cách bạn làm việc mỗi ngày.
Ưu tiên theo nguyên tắc Eisenhower
Ma trận Eisenhower chia công việc thành 4 nhóm:
- Quan trọng và khẩn cấp: Làm ngay.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch, dành thời gian tập trung.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy quyền cho người khác.
- Không quan trọng, không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc hạn chế tối đa.
Người bận rộn thường dành thời gian cho nhóm 3 và 4. Người hiệu quả ưu tiên nhóm 2 – nơi tạo ra giá trị dài hạn và phát triển bền vững.
Tập trung theo phương pháp “Deep Work”
“Deep work” – hay còn gọi là làm việc sâu, là khả năng làm việc với sự tập trung cao độ, không bị gián đoạn trong khoảng thời gian nhất định. Đây là cách duy nhất để tạo ra những kết quả chất lượng cao trong thời gian ngắn.
Để thực hiện:
- Chia thời gian trong ngày thành các “khối làm việc sâu” (thường là 90 phút).
- Tắt thông báo, dọn sạch bàn làm việc, đóng email, điện thoại.
- Chỉ làm một việc duy nhất, không chuyển đổi tác vụ.
Thiết lập “3 việc quan trọng nhất mỗi ngày” (MIT – Most Important Tasks)
Mỗi sáng, hãy dành 5–10 phút xác định 3 việc quan trọng nhất bạn cần hoàn thành trong ngày. Chúng nên là:
- Gắn với mục tiêu lớn
- Mang lại giá trị cao
- Khó bị thay thế hoặc ủy quyền
Bằng cách hoàn thành 3 MIT mỗi ngày, bạn sẽ luôn tiến gần hơn đến mục tiêu thực sự thay vì bị cuốn vào công việc ngẫu nhiên.
Học cách nói “không” đúng lúc
Một trong những nguyên nhân khiến chúng ta bị bận rộn liên tục là không biết từ chối. Những lời mời họp không cần thiết, yêu cầu hỗ trợ không nằm trong trách nhiệm, hoặc các đầu việc phụ phát sinh có thể đánh cắp thời gian dành cho nhiệm vụ quan trọng.
Học cách nói “không” một cách lịch sự nhưng dứt khoát sẽ giúp bạn giữ được quyền kiểm soát thời gian và năng lượng.
Sử dụng nguyên tắc 80/20 (Pareto)
Nguyên tắc Pareto cho thấy: 20% công việc mang lại 80% kết quả. Hãy thường xuyên xem lại danh sách việc cần làm và tự hỏi:
- Việc nào đang tạo ra kết quả lớn nhất?
- Việc nào có thể loại bỏ, đơn giản hóa hoặc giao cho người khác?
Càng tập trung vào “20% công việc tạo tác động”, bạn càng rút ngắn được thời gian mà vẫn tăng giá trị đầu ra.
Tối ưu hóa lịch trình và tạo thói quen rõ ràng
Bạn nên thiết lập một khung lịch làm việc cố định – ví dụ:
- Sáng sớm: Làm việc chiến lược, sáng tạo
- Cuối buổi sáng: Gặp gỡ, họp nhóm
- Buổi chiều: Xử lý đầu việc nhanh, hành chính
- Cuối ngày: Rà soát, đánh giá, lên kế hoạch hôm sau
Việc duy trì lịch trình rõ ràng không chỉ giúp giảm quyết định nhỏ trong ngày mà còn hình thành thói quen hiệu quả lâu dài.
Tư duy làm việc hiệu quả: Làm ít nhưng đúng việc
Trong thời đại mà ai cũng tỏ ra bận rộn, việc biết “làm ít” nghe có vẻ trái ngược với năng suất. Nhưng sự thật là, người làm việc hiệu quả không phải là người làm nhiều nhất, mà là người tạo ra giá trị nhiều nhất từ ít hành động nhất. Họ không quan tâm đến số lượng đầu việc đã hoàn thành, mà đặt trọng tâm vào mức độ tác động của những gì họ làm.
Chìa khóa để thoát khỏi bẫy bận rộn không nằm ở việc làm việc nhanh hơn, mà là làm đúng việc, vào đúng thời điểm, với đúng mục tiêu.
Chuyển từ tư duy “làm nhiều” sang tư duy “làm đúng”
Phần lớn chúng ta được đào tạo để trở thành những người chăm chỉ, có kỷ luật, kiên trì. Nhưng khi tư duy “làm càng nhiều càng tốt” trở thành kim chỉ nam, chúng ta dễ rơi vào trạng thái lấp đầy thời gian với các công việc “có vẻ bận”, nhưng lại không đưa ta tiến gần hơn tới bất kỳ mục tiêu lớn nào.
Người làm việc hiệu quả không tự hào vì làm 10 đầu việc mỗi ngày. Họ tự hào vì hoàn thành 1–2 việc quan trọng có thể tạo ra kết quả mang tính bước ngoặt. Họ không bị cuốn theo cảm giác “bận”, mà chủ động điều hướng công việc theo giá trị.
Ví dụ:
Hai người đều là quản lý dự án. Một người dành cả ngày để trả lời email, cập nhật file báo cáo, giải quyết việc phát sinh. Người còn lại dành 2 tiếng buổi sáng để phân tích rủi ro dự án và tái cấu trúc quy trình làm việc cho cả nhóm. Người đầu tiên bận – người thứ hai tạo ra đột phá.
Tư duy chiến lược: Từ phản ứng sang chủ động
Tư duy chiến lược là biết chủ động chọn việc, thay vì để công việc chọn bạn. Người bận rộn thường bị động phản ứng: có email thì trả lời ngay, có cuộc họp thì tham gia, có việc giao thì nhận.
Ngược lại, người làm việc hiệu quả dành thời gian để:
- Tái nhìn nhận mục tiêu định kỳ: Cái gì thực sự quan trọng trong tháng này? Quý này?
- Chọn lọc và lên kế hoạch: Công việc nào mang lại kết quả lớn nhất? Việc nào có thể hoãn, bỏ hoặc giao cho người khác?
- Bảo vệ thời gian tư duy: Dành các “khoảng trắng” trong lịch trình cho những hoạt động không khẩn cấp nhưng quan trọng: đánh giá, lập kế hoạch, phản tư, cải tiến…
Kết quả: Thay vì dập lửa, họ tạo ra hệ thống phòng cháy. Thay vì theo sau, họ đi trước một bước.
Làm ít hơn nhưng chất lượng hơn: Tập trung và sâu sắc
Người hiệu quả không làm việc theo kiểu đa nhiệm (multitasking). Họ hiểu rằng mỗi lần chuyển đổi tác vụ, não bộ sẽ bị “rò rỉ năng lượng” và mất đi độ tập trung.
Do đó, họ luyện cho mình khả năng tập trung sâu (deep work) – làm một việc duy nhất, trong khoảng thời gian dài, không bị gián đoạn.
Lợi ích:
- Chất lượng công việc cao hơn hẳn.
- Tiết kiệm thời gian xử lý lỗi, sửa sai.
- Nâng cao khả năng tư duy và sáng tạo.
Họ không cần làm 10 việc, vì chỉ 2–3 việc làm đủ sâu và đúng hướng đã mang lại kết quả gấp đôi người khác.
Tư duy giá trị: Thời gian là tài sản chiến lược
Thay vì coi thời gian là thứ cần tiêu hết trong ngày, người làm việc hiệu quả coi đó là tài sản chiến lược cần đầu tư cẩn trọng. Mỗi giờ trong ngày của họ được phân bổ như ngân sách: việc gì mang lại lợi nhuận cao thì đầu tư nhiều thời gian, việc nào ít giá trị thì tối giản hoặc loại bỏ.
Một số câu hỏi họ thường đặt ra:
- Việc này có thể tạo ra giá trị cho cá nhân/tổ chức trong 3 tháng tới không?
- Việc này có nhất thiết phải do tôi làm không?
- Nếu tôi không làm việc này, điều gì tệ nhất có thể xảy ra?
Câu trả lời giúp họ lọc bỏ khối lượng lớn các việc “trông có vẻ cần thiết” nhưng không đóng góp thực chất vào mục tiêu.
Xây dựng thói quen lựa chọn – không làm tất cả
Tư duy “làm ít nhưng đúng” bắt đầu từ quyết định lựa chọn hàng ngày. Không ai có thể làm hết mọi việc, và càng cố gắng làm hết, bạn càng dễ đánh mất thời gian cho những thứ vô nghĩa.
Người làm việc hiệu quả không phải là người làm được nhiều nhất, mà là người biết từ chối giỏi nhất:
- Họ từ chối tham dự những cuộc họp không rõ mục tiêu.
- Họ từ chối những yêu cầu phát sinh nếu không gắn với vai trò của họ.
- Họ từ chối dấn thân vào các dự án không đem lại giá trị chiến lược.
Sự từ chối đó không phải vì ích kỷ – mà vì họ hiểu rằng nói “không” với điều không quan trọng là cách để nói “có” với điều thực sự xứng đáng.
Kết luận
Bận rộn không phải là một huy hiệu danh dự. Nó có thể là dấu hiệu của việc thiếu định hướng, tổ chức công việc sai cách và lãng phí năng lượng vào những điều không quan trọng. Trong khi đó, người làm việc hiệu quả không cố gắng “làm tất cả”, mà chọn “làm điều đúng” – đúng thời điểm, đúng mục tiêu và đúng vai trò của mình.
Lê Anh Phước_Thoát khỏi bẫy bận rộn không khó, nhưng đòi hỏi bạn phải dũng cảm thay đổi tư duy:
- Dám nói “không” với sự phân tâm.
- Dám dừng lại để đánh giá lại mục tiêu.
- Dám loại bỏ những việc làm vì thói quen chứ không vì giá trị.
Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ:
- Lên danh sách 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày
- Dành 90 phút mỗi sáng để làm việc sâu, không gián đoạn
- Tái cấu trúc lại lịch làm việc theo ma trận Eisenhower
Và quan trọng nhất: Hãy làm chủ thời gian của mình, trước khi công việc làm chủ bạn.
Nếu bạn là người đang tìm kiếm một lối sống và cách làm việc hiệu quả, thông minh và bền vững – đừng ngần ngại kết nối với chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing – IT để nhận tư vấn về quản trị thời gian, thiết lập hệ thống làm việc cá nhân và chuyển đổi tư duy hiệu suất theo hướng hiện đại.
LIÊN HỆ
Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing hoặc Alphalife Việt Nam
Hotline: 0961 346 598 hoặc 092 6712 111
Fanpage: Anh Phước HR
Gmail: anhphuochr@gmail.com
