Làm Việc Từ Xa Mà Vẫn Tăng Hiệu Suất – Chia Sẻ Từ Giám Đốc Marketing IT Lê Anh Phước

Làm việc từ xa không còn là xu hướng nhất thời mà đã trở thành một phần không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp hiện đại. Nhưng làm sao để không bị tụt hiệu suất, thậm chí còn tăng hiệu quả công việc khi không có mặt tại văn phòng? Trong bài viết này, Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing IT – sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn giúp đội ngũ của anh không chỉ làm việc từ xa hiệu quả, mà còn duy trì được tính kỷ luật và hiệu suất vượt mong đợi.

1. Thiết Lập Mục Tiêu Rõ Ràng – Yếu Tố Cốt Lõi Của Làm Việc Từ Xa

Theo Lê Anh Phước, yếu tố đầu tiên quyết định thành bại của một đội ngũ làm việc từ xa chính là khả năng thiết lập mục tiêu rõ ràng. Khi không có mặt trực tiếp, sự mơ hồ trong giao tiếp sẽ dễ dẫn đến hiểu sai, trì trệ hoặc chồng chéo công việc.

Cách triển khai:

Đặt OKR (Objectives & Key Results) cho từng tuần
Sử dụng công cụ như Notion, Trello hoặc Asana để theo dõi
Cuối mỗi ngày, đội ngũ cập nhật tiến độ bằng báo cáo ngắn gọn (dạng checklist)

2. Quy Trình Giao Tiếp Rõ Ràng – Tránh Rủi Ro Mất Kết Nối

Một trong những rào cản của làm việc từ xa là cảm giác bị cô lập hoặc thiếu tương tác. Lê Anh Phước đã xây dựng bộ quy tắc giao tiếp nội bộ 3 lớp: giao tiếp nhanh – báo cáo định kỳ – họp tuần.

Cụ thể:

Giao tiếp nhanh: Sử dụng Zalo/Slack cho phản hồi trong vòng 2h
Báo cáo định kỳ: Gửi bản cập nhật công việc mỗi cuối ngày
Họp tuần: Thực hiện họp trực tuyến cố định để đánh giá kết quả và phân công nhiệm vụ

Việc áp dụng nguyên tắc này giúp đảm bảo ai cũng “hiện diện” dù không ở cùng một địa điểm.

3. Tối Ưu Môi Trường Làm Việc Cá Nhân – Tạo Năng Suất Cao Như Văn Phòng

Lê Anh Phước cho rằng, để làm việc từ xa hiệu quả, mỗi cá nhân cần chủ động tối ưu môi trường của mình. Điều này bao gồm cả không gian làm việc, thiết bị, và cả yếu tố tâm lý.

Gợi ý tối ưu:

Trang bị tai nghe chống ồn, bàn ghế đúng tiêu chuẩn
Thiết lập “góc làm việc riêng” tránh phân tâm từ gia đình
Tắt thông báo mạng xã hội khi làm việc

Một nhân sự làm việc tại nhà nhưng có tư duy như đang “ngồi trong văn phòng” chính là tài sản quý giá.

4. Quản Trị Hiệu Suất Dựa Trên Kết Quả – Không Dựa Vào Sự Hiện Diện

Một sai lầm phổ biến khi quản lý đội ngũ từ xa là giám sát chặt chẽ thời gian làm việc. Lê Anh Phước cho rằng: “Quan trọng là họ tạo ra kết quả gì, không phải họ ngồi máy tính bao nhiêu tiếng”.

Cách quản trị hiệu quả:

Giao KPI theo tuần/tháng cụ thể
Tạo thói quen báo cáo kết quả gắn với mục tiêu đầu kỳ
Ghi nhận những ai chủ động, sáng tạo, đưa ra giải pháp

Khi chuyển từ quản lý thời gian sang quản lý hiệu quả, nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng và có động lực hơn.

5. Văn Hóa Làm Việc Linh Hoạt – Nhưng Không Buông Lỏng

Linh hoạt không có nghĩa là thiếu kỷ luật. Đội ngũ của Lê Anh Phước duy trì sự chuyên nghiệp bằng các quy tắc rất rõ:

Cam kết online đúng giờ họp
Mặc trang phục lịch sự khi tham gia họp video
Chủ động thông báo khi có sự cố ảnh hưởng đến công việc

Từ đó tạo nên một môi trường làm việc từ xa mà vẫn giữ được tinh thần nghiêm túc và hiệu quả.

6. Công Nghệ Là Đồng Minh – Không Phải Rào Cản

Một trong những bí quyết quan trọng mà Lê Anh Phước chia sẻ là tận dụng công nghệ để “nhân bản” sự hiệu quả.

Các công cụ được đề xuất:

Google Workspace: Họp, chia sẻ file, cộng tác trực tiếp
Slack: Giao tiếp nhanh, phân kênh theo nhóm dự án
Trello/Notion: Theo dõi tiến độ và phân công công việc
Zoom/Microsoft Teams: Họp trực tuyến có ghi lại nội dung

Việc sử dụng công cụ đúng cách giúp doanh nghiệp như có thêm một “văn phòng ảo” vận hành trơn tru 24/7.

7. Tạo Không Gian Kết Nối Và Truyền Cảm Hứng

Làm việc từ xa dễ khiến nhân viên cảm thấy đơn độc hoặc mất kết nối với văn hóa công ty. Để khắc phục, Lê Anh Phước thường tổ chức các hoạt động kết nối online như:

Coffee chat 1:1 mỗi tuần giữa các thành viên
Cuộc thi ảnh góc làm việc đẹp
Ngày làm việc không họp (Focus Day)
Thưởng “nhân viên hiệu suất online xuất sắc”

Chính những điều nhỏ này tạo ra sự gắn bó lâu dài và làm mới tinh thần làm việc từ xa.

Kết Luận

Làm việc từ xa không còn là thách thức nếu bạn có quy trình rõ ràng, công cụ đúng, và văn hóa doanh nghiệp phù hợp. Qua những chia sẻ từ Lê Anh Phước, chúng ta có thể thấy rằng điều quan trọng nhất không phải bạn làm việc ở đâu – mà là bạn làm như thế nào và đạt được gì.

Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hiệu suất cho đội ngũ làm việc từ xa, đừng bỏ qua những nguyên tắc nền tảng từ góc nhìn của một Giám đốc Marketing IT từng triển khai thành công mô hình này cho hàng trăm nhân sự.