Làm Chủ Kỹ Năng Viết Proposal, Báo Cáo Dự Án – Hướng Dẫn Từ Lê Anh Phước

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc viết proposal (đề xuất dự án) và báo cáo dự án không chỉ đơn thuần là kỹ năng hành chính, mà còn là vũ khí chiến lược giúp bạn thuyết phục lãnh đạo, chinh phục nhà đầu tư và nâng cao năng lực quản lý. Theo Lê Anh Phước, Giám đốc Marketing IT và chuyên gia đào tạo kỹ năng mềm, việc làm chủ kỹ năng này sẽ giúp bạn nổi bật trong bất kỳ tổ chức nào.

1. Proposal là gì? Khác gì với báo cáo dự án?

Proposal là tài liệu đề xuất một ý tưởng, kế hoạch hoặc giải pháp cho một vấn đề cụ thể. Mục tiêu chính là thuyết phục người phê duyệt rằng dự án xứng đáng được triển khai.
Báo cáo dự án là bản tổng hợp thông tin sau khi một phần hay toàn bộ dự án đã thực hiện, giúp đánh giá tiến độ, hiệu quả, rủi ro, và đề xuất cải tiến.

Sự khác biệt lớn nhất: Proposal mang tính thuyết phục – dự kiến tương lai; còn báo cáo là phản ánh thực tế – đánh giá quá khứ.

2. Những lỗi sai phổ biến khiến proposal/báo cáo mất điểm

Theo chia sẻ từ Lê Anh Phước, những lỗi thường gặp gồm:

Trình bày rối rắm, thiếu logic: Dẫn đến người đọc không biết đâu là trọng tâm.
Thiếu dữ liệu thuyết phục: Gây cảm giác “cảm tính”, thiếu căn cứ.
Quá dài dòng hoặc quá ngắn gọn: Một proposal ngắn gọn nhưng thiếu chi tiết không tạo được niềm tin.
Không gắn với mục tiêu của doanh nghiệp: Người viết tập trung vào “tôi muốn làm gì” mà quên mất “công ty cần gì”.

3. Cấu trúc đề xuất dự án chuyên nghiệp

Dưới đây là cấu trúc viết proposal do Lê Anh Phước tổng hợp và tối ưu theo tiêu chuẩn doanh nghiệp hiện đại:

Tiêu đề & Mô tả ngắn gọn
Giới thiệu tên dự án và mục tiêu trong 1-2 dòng.
Lý do đề xuất
Giải thích vì sao dự án cần thực hiện. Nêu vấn đề cụ thể đang tồn tại hoặc cơ hội tiềm năng.
Mục tiêu cụ thể (SMART)
Đảm bảo mục tiêu đo lường được, khả thi, gắn với kết quả mong đợi.
Phạm vi và đối tượng hưởng lợi
Ai là người liên quan? Bộ phận nào chịu ảnh hưởng? Có thể mở rộng đến đối tác hoặc khách hàng.
Kế hoạch triển khai
- Các bước chính
- Timeline chi tiết
- Nhân sự thực hiện
Ngân sách dự kiến
Bao gồm chi tiết từng khoản mục: nhân sự, truyền thông, logistics, rủi ro…
Chỉ số đánh giá thành công (KPIs)
Gợi ý: tăng trưởng lượt truy cập, số lượng khách hàng, tỉ lệ hoàn thành, mức độ hài lòng…
Phụ lục/Tài liệu đính kèm
Nếu có: biểu mẫu, hình ảnh minh họa, bảng tính chi tiết.

4. Kỹ thuật viết báo cáo dự án ấn tượng

Khi viết báo cáo, điều quan trọng nhất là trung thực và có phân tích giá trị.

Lê Anh Phước gợi ý bố cục sau:

Tóm tắt điều hành (Executive Summary)
Viết sau cùng nhưng để đầu tiên, tóm tắt toàn bộ báo cáo trong 5-7 dòng.
Mục tiêu dự án & phạm vi triển khai
Nhắc lại mục tiêu ban đầu và phạm vi hoạt động đã thực hiện.
Phương pháp thực hiện
Bao gồm nguồn lực, kỹ thuật, quy trình sử dụng.
Kết quả đạt được
Sử dụng bảng biểu, biểu đồ để minh họa. So sánh với mục tiêu ban đầu.
Khó khăn và rủi ro phát sinh
Đề cập minh bạch những vấn đề gặp phải, nguyên nhân và cách xử lý.
Đề xuất cải tiến
Đưa ra góc nhìn chuyên môn để nâng cấp quy trình, tiết kiệm chi phí hoặc tăng hiệu quả trong tương lai.
Tài liệu đính kèm
Hóa đơn, hình ảnh, feedback khách hàng…

5. Bí quyết làm chủ kỹ năng viết từ chuyên gia Lê Anh Phước

Để không mất hàng giờ ngồi trước file Word mà vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu, Lê Anh Phước chia sẻ 4 mẹo vàng:

Viết như nói chuyện: Tránh dùng thuật ngữ phức tạp nếu không cần thiết. Viết rõ ràng, mạch lạc.
Dùng bảng biểu, gạch đầu dòng: Giúp người đọc dễ theo dõi và tiết kiệm thời gian.
Luôn gắn với mục tiêu lớn: Dù là viết phần nhỏ nhất, hãy đảm bảo nó góp phần vào tầm nhìn toàn diện.
Đọc lại bằng góc nhìn của lãnh đạo: Người quản lý cần gì từ báo cáo này? Làm sao để họ thấy giá trị từ đề xuất?

6. Những công cụ hỗ trợ viết proposal & báo cáo

Nếu bạn chưa quen với việc viết, hãy thử các công cụ sau:

Notion / Trello: Quản lý timeline và đầu việc.
Canva / PowerPoint: Trình bày proposal ấn tượng.
Google Docs + Comment: Hợp tác nhóm và chỉnh sửa hiệu quả.
ChatGPT (như tôi đang làm đây 😄): Hỗ trợ tạo dàn ý và gợi ý nội dung theo yêu cầu.

7. Kết luận: Viết tốt là kỹ năng phải luyện

Không có ai sinh ra đã viết proposal giỏi. Nhưng với sự kiên trì, phản hồi thường xuyên và một vài công cụ hỗ trợ, bạn sẽ tiến bộ rõ rệt chỉ sau vài dự án.

Lê Anh Phước nhấn mạnh: “Một proposal tốt không chỉ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ – nó khiến bạn được ghi nhận như một người lãnh đạo có tầm.”